Sonora.ID - Email (electronic mail) atau surat elektronik merupakan media untuk mengirim surat melalui jalur jaringan komputer, misalnya, internet.

Keberadaan email ini sudah dinikmati oleh khalayak umum sejak tahun 1980-an seiring dengan berkembangnya internet dan teknologi telekomunikasi.

Email kini kerap kali digunakan sebagai media komunikasi dengan rekan bisnis, rekan kerja, dosen, mahasiswa, pimpinan dan lain sebagainya. 

Meskipun komunikasi ini tidak berjalan seperti saat kita tengah berbicara langsung kepada mereka, namun dalam mengirim email tetap perlu memperhatikan penggunaan bahasa dan faktor lainnya supaya penerima tidak merasa terganggu.

Apa saja etika dalam mengirim email atau surel yang wajib untuk diketahui? Berikut ini paparan lengkapnya.

Baca Juga: Begini Cara Ganti Password Gmail yang Mudah dan Cepat

Etika Mengirim Email

• Perhatikan Waktu Pengiriman Email

Pertama, perhatikan waktu pengiriman email. Ada baiknya untuk tidak mengirim email di jam-jam istirahat.

Namun, jika email tersebut berkaitan dengan masalah yang urgent, Anda dapat meminta maaf terlebih dahulu karena terpaksa harus mengganggu jam istirahat si penerima.

• Gunakan Email Profesional

Selanjutnya, jika email tersebut untuk keperluan bisnis atau keperluan yang bersifat formal lainnya, sebaiknya untuk menggunakan alamat email yang profesional.

• Isi Subjek Email

Penting sekali untuk mengisi subjek email karena bagian tersebut adalah hal pertama yang biasanya orang baca ketika menerima email.

Anda dapat mengisi bagian ini dengan menulis tujuan mengirim surat elektronik tersebut, misalnya, Permintaan Pengadaan Barang.

• Tulis Salam Pembuka

Tulis salam pembuka dengan bentuk sapaan yang formal, contohnya, ‘Yang terhormat…, Halo…, Dear Mr….’

Sebagai tambahan informasi, ada baiknya untuk tidak menyingkat nama orang kecuali sudah mendapatkan izin sebelumnya.

• Gunakan Tanda Baca dengan Tepat

Pastikan bahwa Anda telah menggunakan tanda baca dengan tepat supaya pesan atau makna yang ingin disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar oleh penerima.

Sebaiknya, untuk tidak menggunakan tanda seru (!) dalam bisnis lantaran tanda tersebut sedikit bernilai negatif.

• Gunakan Kata-Kata yang Umum dan Sesuai Kaidah

Selain tanda baca, pastikan pula bahwa kata-kata yang digunakan adalah kata-kata yang umum, baku atau sesuai dengan kaidah bahasa yang berlaku.

• Jelaskan Tujuan di Badan Surat

Anda wajib untuk mencantumkan dan menjelaskan tujuan mengirim surat tersebut di bagian badan email.

Contohnya, Anda ingin mengundang penerima surat untuk menjadi pembicara di sebuah seminar. Maka Anda perlu menjelaskan dengan rinci mengenai nama acara, tujuan, tanggal, waktu, dan lainnya.

• Gunakan Font Standar

Gunakan jenis font standar yang mudah dibaca seperti Arial, Calibri, dan Times New Roman. Jangan berinisiatif untuk menggunakan font yang bagus, tetapi susah dibaca oleh orang lain. 

• Jangan Masukkan Humor

Dalam surat yang bersifat formal, hindari untuk memasukkan lelucon atau humor. Hal ini karena belum tentu lelucon tersebut dapat diterima dengan baik oleh si penerima.

• Koreksi Kembali Pesan Sebelum Dikirim

Sebelum mengirim email tersebut Anda wajib untuk mengoreksinya kembali. Periksa dengan teliti karena kesalahan yang sepele bisa menjadi tolak ukur karakter seseorang.

Baca Juga: 25 Contoh Kalimat Pembuka Email dalam Bahasa Inggris, Formal dan Singkat

Baca berita update lainnya dari Sonora.id di Google News.